La SCEA les Herbes de Palau est une société qui emploie 13 salariés (en Equivalent Temps Plein "ETP" car il y a des variations en fonction des saisons).

Ces salariés possèdent des rôles et des missions différents. Quotidiennement de nombreuses fiches papier sont remplies par chacun des responsables ; en effet dans un souci de traçabilité il est nécessaire d’avoir un « suivi précis » de l’ensemble des activités réalisées par chacun dans la journée.

Problématique

Pour prendre un exemple, l'équipe de récolte n'exerce pas cette seule activité toute la journée sur la même culture et au même endroit elle est également amenée à faire d’'autres opérations sur d’'autres cultures et dans d'’autres unités de parcelle tels que le binage, le conditionnement au hangar, etc.

De la même manière, le chef de culture a plusieurs missions qui vont de la préparation des sols, de la mise en place de semis ou plantation, des amendements, des traitements… à l’entretien du matériel en passant par l’'achat et le suivi des stocks (produits, graines, engrais, emballages, GNR...) jusqu’aux enregistrements d’irrigation, suivi des pluviométries ainsi qu’aux contrôles internes et externes inhérents à l’entreprise.

L’ensemble de ces actions sont notées sur papier générant un nombre incalculable de fiches. Par la suite celles-ci sont entièrement centralisées au bureau. La secrétaire se charge alors de ressaisir l’'ensemble des données dans différents fichiers informatiques pour la traçabilité des cultures, les calculs de rendement, les heures de travail, et le suivi de toutes les obligations liées aux certifications (production raisonnée, ISO 14000...) etc.

Ceci génère une perte de temps très importante pour les employés d’'une part, du fait de la réécriture de l’ensemble de leurs actions, ainsi que pour la secrétaire d’autre part, qui en plus de ses missions de base doit consacrer une grande partie de son temps à la saisie et au décryptage de ces fiches. Sans compter que c’'est un travail rébarbatif générant de la fatigue et donc de la pénibilité au travail.

Il est difficile de motiver et de fidéliser du personnel sur ce type d’'opération à long terme !

Aussi la saisie de toutes ces informations dans l’ordinateur nous permet d’'avoir en notre possession un jeu de données très important qui devait nous servir à réaliser des études statistiques plus approfondies et ainsi déterminer les Indicateurs de performances de l’entreprise, créer des alertes et nous permettre de faire les bons choix d’'orientation au bon moment.

Actuellement par manque de temps ces informations ne sont pas traitées et analysés et manque crucialement à la stratégie de l’entreprise.

Objectifs et mise en oeuvre

De ce fait dans un souci de gain de temps de travail, de dématérialisation donc de modernisme, d’'écologie ainsi que d’'optimisation de la gestion de l’entreprise nous souhaiterions faire sous-traiter la réalisation d’'un logiciel sur mesure/ spécifique au fonctionnement de notre entreprise. Permettant aussi de donner une perspective d’'évolution aux postes des salariés car leur mission va évoluer. Nous sommes plus que jamais attachés au bien-être et à l’'épanouissement de nos salariés au sein de l’'équipe.

• Définition d’un cahier des charges pour la réalisation d’'un logiciel
• Réalisation du logiciel
  
• Phase de test
  
• Formation aux salariés  
  

De l'ensemble des éléments et informations entrées dans le logiciel devront découler plusieurs fiches synthétisant :

1) La traçabilité comprenant :

• - Les calculs de marge à la parcelle
  
• - Les calculs de marge au m²
  
• - Nombre de bouquet récoltés au m²
  
• - Coût de revient du bouquet
  
• - Productivité du reconditionnement
  
• - Fiche de suivi des fournisseurs externe
  
• - Calcul du Stock pour pointage  
  

2) Conditionnement

• - Coût du conditionnement
  
• - Calcul de productivité
  
• - Bilan des agréages et traçabilité des éventuels litiges  
  

3) Culture

• - Fiche d’irrigation parcelle
  
• - Relevé annuel des quantités d’eau utilisées
  
• - Plan de fumure aboutissant au suivi des rendements
  
• - Fiche d’entretien du matériel avec des alertes pour les entretiens à renouveler
  
• - Fiche de suivi des contrôles périodiques
  
• - Fiche suivi stock local phyto et engrais
  
• - Fiche suivi GNR
  
• - Fiche suivi pluviométrie annuelle
  
• - Fiche observation journalière (évènement particulier, incident, observation de la biodiversité…)  
  

4) Récolte

• - Nombre de bouquets récoltés à l’heure
  
• - Récapitulatif des quantités récoltées par type de conditionnement
  
• - Pointage et rapprochement de la Traçabilité des Bons de Livraison clients
  
• - Fiche observation journalière - Possibilité de calcul de prime de motivation  
  

5) Administratif

• - Fiche d’heure
  
• - Suivi des heures par semaines et cumul des heures supplémentaires
  
• - Fiche des observations journalières (pour les gérants)
  
• - Fiche paye
  
• - Tableau de Formation
  
• - Registre du personnel …
  

Résultats attendus

Aussi, la création du logiciel permettra un gain de productivité qui devrait renforcer le résultat de l'entreprise et par conséquent le potentiel développement de l’activité. En effet le logiciel ayant permis d’optimiser la gestion de l’entreprise :

• en mettant un accent tout particulier sur la production
  
• le domaine va pouvoir ainsi, dans un premier temps, augmenter sa production et recruter un commercial.

Ce dernier aura pour mission la prospection de nouveaux clients : 

• en local (GMS) 
  
• niveau national (Grossiste)
  
• le développement d’un projet de vente par contrat dématérialisé (projet déjà bien avancé).
  
• la recherche de clients à forte valeur ajouté sur la ventre de gros volume d’herbes aromatiques en vrac
  

Il aura également pour mission la prise de commande quotidienne, ainsi que la négociation pour les approvisionnements hors France et la réalisation de tournée annuelle de fidélisation des clients.

De plus, dans un second temps, le domaine va mettre en place une nouvelle unité de production pour laquelle a été recruté en amont un nouveau Chef de Culture en production biologique qui sera basé à Taxo (Argelès-sur-Mer) ainsi que le recrutement dans un futur proche d’un(e) assistant(e) au chef de culture. Cette nouvelle recrue aura également pour mission de démarrer la mise en place du nouvel atelier de production de fleur comestible qui était jusqu’ici en attente. 

Enfin a été recrutée une Chargée de Mission Développement Agricole qui s’emploiera à l’organisation stratégique de l’entreprise via l’analyse des indicateurs de performances. Elle sera chargée de développer le logiciel avec le sous-traitant en regroupant et transmettant l’intégralité des données nécessaire à la création du logiciel, puis elle participera à la phase test du logiciel qui permettra de soulever les différentes erreurs rencontrées avec ce dernier et de les corriger. Enfin elle réalisera la formation d’apprentissage du maniement du logiciel aux salariés.

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